Mitarbeiter*innen Meldung

Neu sollen Mitarbeiter*innen jetzt direkt in der EJÖ Datenbank gemeldet werden, statt wie früher über ein papierenes Formular.

Hier geht's zur Datenbank: https://db.ejoe.at
Kontakt für Fragen: datenbank(at)ejoe.at

Anleitung:

(Eine Anleitung inklusive Screenshots / Bilder ist [hier] verfügbar)

a) Aktualisierung des Arbeitsjahres bei bereits in diesem/letztem Jahr gemeldeten Mitarbeitenden (Massenänderung)

• Nach dem Login links Klick auf „Mitarbeiter*innen“
• Um nicht alle jemals gemeldeten (das sieht man an der Zahl rechts oberhalb der Tabelle), sondern nur zB die Mitarbeitenden von diesem und letztem Jahr anzuzeigen, empfehlen wir, erst mal nach Arbeitsjahr zu filtern: Klick auf 3 Punkte rechts vom Suchfeld → „Arbeitsjahre“
• Nun zB dieses und letztes Jahr hinzunehmen. Oder auch nur dieses Jahr – ganz nach Belieben. Dann Klick auf „Anwenden“. So scheinen nur die Personen auf, die in den gewählten Arbeitsjahren gemeldet waren.
• Da anzunehmen ist, dass der Großteil der im Vorjahr gemeldeten Mitarbeitenden auch weiter mitarbeiten wird, empfehlen wir folgende Vorgangsweise: Durch Klick auf das Kästchen links von „Name“ können alle Personen markiert werden. Dann kann vereinzelt bei jenen, die kommendes Arbeitsjahr nicht mehr mitarbeiten, der Haken entfernt werden. Alle weiteren bleiben markiert, sodass mittels Massenänderung für alle zugleich das neue Arbeitsjahr hinzugefügt werden kann. [Alternativ können die Mitarbeitenden für das kommende Arbeitsjahr einzeln angeklickt werden]
• Wenn alle, die für das kommende Arbeitsjahr gemeldet werden sollen, markiert sind → Klick auf „Aktionen“ → „Massenänderung“
• Dann Klick auf „Feld hinzufügen“ → „Arbeitsjahre“
• Klick auf „Hinzufügen“
• Auswahl des Arbeitsjahres, das hinzugefügt werden soll und Klick auf „Auswählen“ [wer das aktuelle Arbeitsjahr noch nicht aktualisiert hatte, kann nun auch das aktuelle sowie das kommende Jahr anklicken und beide Jahre gemeinsam aktualisieren]
• Klick auf „Aktualisieren“
• Fertig

b) Aktualisierung bzw. Korrektur des Arbeitsjahres bei einzelnen Mitarbeitenden

In jedem einzelnen Datensatz können die Arbeitsjahre ebenfalls geändert werden. Dies ist sinnvoll, wenn zu einem späteren Zeitpunkt für einzelne Personen das Arbeitsjahr hinzugefügt werden soll oder wenn im Rahmen der Massenänderung versehentlich für eine Person das neue Arbeitsjahr hinzugefügt wurde, diese aber eigentlich doch nicht mehr aktiv ist.

• Nach dem Login links Klick auf „Mitarbeiter*innen“
• Klick auf den entsprechenden Namen, wo das Arbeitsjahr geändert werden soll. Dann Klick auf „Bearbeiten“
• Nun können Arbeitsjahre hinzugefügt oder gelöscht werden. Anschließend Klick auf „Speichern“.
• [Alternativ: Klick auf den Stift rechts bei „Arbeitsjahre“ – „Hinzufügen“ – Jahr auswählen oder löschen – „aktualisieren“]

c) Hinzufügen neuer Mitarbeitender

• Im Registerblatt „Mitarbeiter*innen“ Klick rechts oben auf „+ Mitarbeiter*in erstellen“
• Alle Daten eintragen, bitte auch das Geschlecht angeben (sofern bekannt; Voreinstellung ist „Divers“) und nicht vergessen, rechts das Arbeitsjahr hinzuzufügen! Zum Schluss Klick auf „Speichern“.
• Das meiste ist selbsterklärend. Nur das Hinzufügen der Adresse ist etwas komplizierter:
• Klick bei Adresse auf ^ und dann erst mal suchen, ob die Adresse schon in der Datenbank ist. Wenn ja, hinzufügen. Wenn nein → Adresse Erstellen.
• Daten eingeben und Klick auf „Speichern“

d) Kontrolle der Daten auf Richtigkeit

Die erste Übersicht in der Rubrik „Mitarbeiter*innen“ zeigt schon einige Daten der Mitarbeitenden an. Bitte um Durchsicht bzw. Abfrage bei den Mitarbeitenden, ob diese Daten noch aktuell sind.

Auf der Startseite ist (sofern die Voreinstellungen nicht geändert wurden) die Alterskurve zu sehen und die Geschlechtsverteilung. Voreinstellung bei Geschlecht ist „Divers“. Wenn also die Statistik sehr viele diverse Personen anzeigt, könnte es sein, dass bei manchen Personen vergessen wurde, das Geschlecht auf „männlich“ oder „weiblich“ einzustellen. Wenn bei der Alterskurve unrealistische Alter dabei sind, können diese ebenfalls gefunden werden. Durch Klick in die Grafiken werden die entsprechenden Personen angezeigt.

• Damit Mitarbeitende zielgruppengerecht kontaktiert werden können, ist es wichtig, dass auch der Arbeitsbereich ab und zu kontrolliert und aktualisiert wird. Arbeitsbereiche können am besten mittels Berichte kontrolliert werden: Klick links auf … → Berichte
• Auswahl des Berichts „Arbeitsbereich“
• Nun kann jeder Arbeitsbereich einzeln abgefragt werden.
• Ein Bereich „ja“, alle anderen Bereiche auf „Any“ stellen. Nur so werden alle Mitarbeitenden aus einem Bereich gefunden.
• Es empfiehlt sich, das Arbeitsjahr dazuzunehmen, da ansonsten alle jemals gemeldeten Personen aus diesem Arbeitsbereich angezeigt werden.
• Dann Klick auf „Ausführen“

Es gibt weitere praktische Berichte und es können auch neue Berichte angelegt werden. Wichtig ist nur: bitte bestehende Berichte nur löschen oder verändern, wenn diese von dir/Ihnen selbst angelegt wurden!!

DANKE für die Mithilfe!